En esta oportunidad, Job Coderch, gerente general de la nacional Tecfile SAC y especialista de muchos años en Gestión de Documentos resalta la importancia de contar con correctos procesos en las diferentes organizaciones cuando se decide digitalizar la información documental.
Tenemos que tener en cuenta que la gestión Documental se convierte en uno de los pilares para la Transformación Digital y nos cuenta detalles del proceso que pasó y está pasando una entidad del estado peruano. Veamos que nos dice el especialista en tal sentido, pues tiene un caso de éxito en la mano.
La Gestión Documental: Uno de los pilares para la transformación a la era digital
Coderch relata su valiosa experiencia que vivió en la OEFA y las ventajas múltiples que al final pudo entregar a esta organización.
(americasistemas.com.pe. Lima, Perú – 18 de julio 2018) Cada vez más empresas optan por transformar sus procesos convencionales a digitales, logrando increíbles beneficios que van desde el ahorro de energía, reducción de consumos básicos (papel, servicios de mensajería, impresiones, etc), mejor manejo de recurso humanos hasta premios de calidad certificados por sus impactos ambientales y sociales en base a la inserción de políticas con visión al cambio digital.
Una organización privada tiene mejores reconocimientos cuando sus procesos están orientados a resolver problemas ambientales o sociales y el uso de herramientas tecnológicas facilita el aterrizaje de sus objetivos a dichos reconocimientos.
El Perú a puertas de cumplir el segundo centenario de su independencia, no es ajeno a esta visión, continuamente se viene implementando políticas de acción que obligan a todas las instituciones del poder ejecutivo lograr cambios sustanciales a favor de la sociedad y del medio ambiente. Una de las iniciativas más importantes que marcaron un hito en la historia nacional fue la creación del Ministerio de Ambiente en el año 2008, ha pasado ya una década y esta entidad ha venido trabajando en la ejecución de significativos proyectos normativos que coadyuvan al cumplimiento de sus objetivos y funciones.
Para abordar el tema principal: “La gestión documental como uno de los pilares de la transformación a la era digital”, es necesario resaltar la importancia para toda empresa desarrollada o en proceso de crecimiento, se debe entender que la gestión documental tiene como fin el manejo y la optimización en los tiempos de acceso a la información, permitir la productividad y automatización de sus procesos y sobre todo la reducción de los costos en la administración de recursos humanos, espacios y tiempos de reacción frente a situaciones críticas, donde contar con la información en el momento oportuno pueden llevar a una organización al éxito o a su extinción. Por ello, los altos ejecutivos hoy en día ven a la transformación digital no solo como una inversión necesaria sino también rentable.
Caso de éxito en entidad estatal
Una de mis experiencias más valiosas y de menor presupuesto, y resalto en negrita esta frase ya que embarcarse a la implementación de una adecuada gestión documental y transformación digital no requiere de grandes esfuerzos o gastos ostentosos para los resultados o efecto costo – beneficio a obtener. Fui contratado en un centro de administración de documentos relacionado al medio ambiental (OEFA), mi principal desafío era reducir las inmensas colas que se producían cada mañana por los especialistas que requerían su información contenidos en los Estudios de Impacto Ambiental, los mismos que eran entregados a través de un formato de préstamo de documentos firmado para el registro y control correspondiente.
Mi primera acción fue desarrollar un diagnóstico del flujo documental y un plan de digitalización de documentos en dos líneas de producción paralelas. La primera consistía en digitalizar todos los expedientes pasivos de la fecha hasta el mas antiguo, la segunda todo lo contrario, de la fecha en creación hacía lo generado en el año y todos los que se iban gestando dando prioridad a los documentos con más frecuencia de consulta. Los 03 primeros meses fui el más odiado en la institución, el cariño fue retornando con palmaditas en la espalda cuando las colas se redujeron a cero, extrañaba a los especialistas, dejaron de venir a la oficina, tenían mas tiempo para hacer otras cosas, destinaron sus gastos de transporte y almuerzos para otros temas más productivos y yo ya podía destinar mi hora de refrigerio a tiempo completo. ¿Que hicimos?
Digitalizamos todos los EIAs, o por lo menos la mayoría, si había alguno que no estaba digitalizado, inmediatamente se detenían todos los procesos y se daba prioridad a lo solicitado. Con el apoyo de la Oficina de Tecnologías de la Información se creó una plataforma para que los documentos se subieran a la nube y el especialista a través de una cuenta de correo electrónico y contraseña, además de los permisos establecidos podía consultar el documento, editarlo, trabajar en línea con otro compañero y/o especialista, enviarlo por correo electrónico, elaborar resúmenes o presentaciones, etc. Ya no tenía la necesidad de imprimir o sacar copias de parte o todo del expediente, la empresa dejó de gastar en equipos, locales, mobiliarios y todo un sinfín de ventajas por solo mencionar las principales. A ello lo llamaron un ejemplo palpable de una Gestión Documental y transformación digital.
Puede visitar: www.tec-file.com
Un comentario
Concuerdo con el enfoque, sobre la necesidad de la Gestión Documental para la Transformación Digital, pero también para un paso ulterior: la Gestión del Conocimiento. Hace casi una década inauguramos una Maestría en Knowledge Management a través de un Convenio de la Facultad de Sistemas de UNMSM con la Universite de Montpellier III, Francia, con intervención presencial de profesores europeos, formando algunos profesionales peruanos de muy alto nivel. Infortunadamente, el Convenio por 4 años no fue renovado. Lo importante es adaptar la metodología de la Cadena Documental física, proceder luego al Tratamiento digital para generar y administrar, finalmente, conocimientos. Aunque es necesario formar a los responsables institucionales, de gestión documental, tratamiento digital y de conocimientos sobre los derechos sobre la intimidad y confidencialidad de las personas y sobre sus derechos intelectuales.