Los Archivos y su Importancia en la Gestión Documental

A continuación, un brevísimo resumen sobre los temas que los especialistas disertarán en el Seminario organizado por esta casa periodística denominado “Modelo de Gestión de Documentos y el uso de los Archivos Electrónicos y Digitales”.
Eduardo Bendezú Pineda, Stefany Mimbela y Miguel Mejía explican cómo los archivos, llámese documentación, repositorios y la organización se deben de tratar como plataforma de trabajo para una nueva etapa: Transformación Digital. En caso desee estar usted presente en dicho seminario, puede llamar al 265 5936 / 265 0066 o escribir para solicitar mayor información a informes@americasistemas.com.pe

“Modelo de Gestión de Documentos y el uso de los Archivos Electrónicos y Digitales”

Un resumen ejecutivo de lo que se tratará en el seminario organizado por América Sistemas, a continuación, expertos adelantan lo que tendremos el 28 del presente mes.

LOS ARCHIVOS Y SU IMPORTANCIA EN LA GESTIÓN DOCUMENTAL
El especialista y archivista, Eduardo Bendezú Pineda explica que los archivos (documentación, repositorios e institución) cobran vital importancia en la implementación del Modelo de Gestión de Documentos – MGD; considerando para ello, el ciclo de vida de los documentos en la institución desde que se generan o reciben hasta su disposición final, la identificación de las series documentales, la clasificación de la documentación por la información contenida (secreto, confidencial o reservado) para los niveles de acceso; así como, por tipología documental-procedencia para mantener su integridad y esquematizar su fácil acceso o consulta.

Por ello, acentúo que no existiría una adecuada gestión documental sin los archivos y estos sin los procesos técnicos archivísticos enmarcados en el cumplimiento de la normativa peruana e internacional. Y me atrevo a afirmar que la implementación del Modelo de Gestión de Documentos, no existirá sin antes no se hayan solucionado o concluido con los temas pendientes en la gestión documental actual, por lo que se podría convertir en un fracaso como muchas implementaciones de “soluciones” informáticas sin enfoque archivístico.

APLICACIÓN DEL MODELO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Por su parte, la profesional en archivos, Stefany Mimbela Taboada, explica que la aprobación del Modelo de Gestión Documental en el marco del Decreto Legislativo N° 1310, ha llevado a la comunidad archivera a revisar diversos conceptos y cuestionarse la real importancia y oportunidad de que una norma como esta considere los principios por los que desde tanto tiempo atrás venimos apostando en las instituciones para una mejora en los procesos archivísticos y la visibilidad de nuestro trabajo.

La aplicación del Modelo de Gestión Documental supone la implementación de una adecuada gestión por procesos, que defina e identifique todo el flujo documental desde su ingreso (trámite documentario) hasta su archivamiento; es un gran reto donde la archivística se verá apoyada en los sistemas informáticos, por lo cual, es imprescindible una productiva coordinación entre el órgano de administración de archivos, el área de procesos y el área de sistemas, los cuales liderados por el director general de la institución (o quien haga sus veces) formaran un equipo que vea de forma global (objetiva) y particular el direccionamiento y aplicación de las reformas acorde con lo especificado por el Modelo de Gestión Documental integrado con las necesidades particulares de la entidad; de esta manera, lograr el objetivo de esta disposición: Transparencia, Trazabilidad e Interoperabilidad.

Finalmente, puntualizar, la participación en la implementación del Modelo de Gestión Documental de profesionales y técnicos en archivos es sustancial para aspirar por un resultado óptimo del reto que se nos ha implantado.

DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Y DIGITALES
Miguel Angel Mejía Cárdenas – Especialista en gestión de documentos y producción de microformas menciona que no es una novedad afirmar que desde hace aproximadamente cuatro décadas la humanidad es testigo de los grandes cambios producidos en la tecnología de las comunicaciones e información, y el gran impacto que tienen estas sobre la vida cotidiana de las personas. Las llamadas TIC (tecnologías de la información y las comunicaciones) están revolucionando al mundo, de tal forma que la gran mayoría de los seres humanos tienen, hoy por hoy, la necesidad voraz de conectarse a estas TIC (mediante la internet) para compartir y recibir información de todo tipo.

En este contexto, de vertiginosos cambios tecnológicos, los documentos tal como tradicionalmente los conocíamos, en soporte papel, firmados “a puño y letra”, también están pasando por una transformación digital: algunos, desde su origen son elaborados electrónicamente mediante aplicativos informáticos y, otros, que han sido creados en soporte papel, son transformados a soporte electrónico mediante procesos de digitalización de documentos. En resumen, hablamos de los documentos electrónicos o digitales, que cada vez son más utilizados en la gestión documental.

Ahora bien, son de conocimiento general las ventajas de los documentos electrónicos y digitales (capacidad de acceso múltiple al mismo documento, facilita la portabilidad y transferencia de la información, facilita la eficiente recuperación de la información, permite búsquedas rápidas de los documentos, facilita la interoperabilidad de sistemas de información, permite la trazabilidad del documento, entre otras ventajas), pero el peligro en estos documentos radica en su autenticidad e integridad, así como en identificar al autor de los mismos. Para salvar estos peligros surge la firma digital como herramienta para asegurar la identificación del autor del documento, y garantizar la autenticación e integridad del mismo.

De lo mencionado esquemáticamente en los párrafos anteriores, el estudio y la comprensión de los conceptos más básicos sobre los documentos electrónicos y digitales, hasta la gestión eficiente de los mismos, cobra suma importancia en un mundo en constante cambio tecnológico, donde la demanda de la información y la necesidad de compartirla, presiona al Estado Peruano  a impulsar iniciativas como el Modelo de Gestión Documental, que tiene como marco general el proceso de desarrollo de un Gobierno Digital en beneficio de los ciudadanos.