Lo anunciamos en la edición anterior. Voluntad, competencias y el profesionalismo se agruparon para ejecutar un proyecto largamente acariciado en la Superintendencia de Bienes Nacionales. Al tener la pista, contactamos y entrevistamos en exclusiva al Ing. Jorge Luis Rondón Chávez, responsable del área de sistemas de esta entidad del estado, mencionándonos con humildad de que no había hecho nada colosal, solamente se había limitado a realizar su trabajo lo mejor que pudo en beneficio de la organización para la que labora. Comenzamos bien.
Rumbo al Cero Papel en la Superintendencia Nacional de Bienes Nacionales
Hechos aislados que gracias al compromiso, algunos profesionales hacen posible tener un estado viable, lamentablemente casos como el descrito son pocos.
(americasistemas.com.pe. Lima, Perú – 22 de julio 2020) Jorge Rondón recuerda que desde el inicio de la gestión del Dr. Armando Miguel Subauste Bracesco, Superintendente Nacional de Bienes Estatales, a fines de noviembre del 2017, se plantearon como objetivo modernizar la institución digitalizando sus procesos. Para ello, nos planteamos como estrategia y primer paso: “Todo documento que nace en nuestra institución y que no sale de la misma debe mantenerse en su forma electrónica y firmado digitalmente”. Por ello, construimos la primera fase referida a la generación de documentos como, memorándums e informes, firmarlos digitalmente, derivarlos a su destinatario y su subsecuente recepción.
Luego de haber consolidado este primer paso en todas las áreas de nuestra institución, procedimos a planificar los documentos que presentan y reciben los administrados. Para ello, nos apoyamos en la Plataforma de Interoperabilidad del Estado (PIDE) a la par que fuimos construyendo aplicativos web que permitan a los administrados enviar y recepcionar documentos con nuestra institución.
Cómo funciona y beneficios
Abundando en detalles, Rondón explica que la presentación de los requerimientos de los administrados se hace a través de una Mesa de Partes Virtual, desde ahí, el transito es totalmente electrónico, es decir, a los colaboradores le llega la documentación presentada por los administrados electrónicamente, así también, los documentos que generan los colaboradores para otras áreas de nuestra institución o para respuesta los interesados o consulta a otras entidades púbicas son electrónicas y con firma digital, su uso está pensado para las Entidades Públicas, las empresas jurídicas nacionales y extranjeras y cualquier ciudadano.
Los beneficios más importantes han sido la Seguridad de la Información y la mejora sustantiva en los tiempos de atención a los administrados. Adicionalmente a ello, ahorro en uso de papel, mantenimiento e insumos de impresoras y ahorro de horas hombre en transportar, archivar y gestionar la documentación física.
Como se podrá dar cuenta, explica, la aproximación al “cero papel” es un objetivo institucional que estamos alcanzando y que sin duda será un legado de modernidad institucional para el beneficio de nuestros administrados y el país en general.
La ruta a seguir
El funcionario enfatiza y resalta en primer lugar, el convencimiento y apoyo de la Alta Dirección ha sido fundamental, así también, el aporte de nuestros colaboradores para enriquecernos de su conocimiento del negocio y finalmente, el entusiasmo y trabajo en equipo del área que me honro en dirigir, mientras que el proyecto ha sido 100% “inhouse”, con la participación de técnicos y profesionales peruanos que laboran en nuestra institución.
Actualmente nos encontramos planificando la construcción de otro sistema innovador, como es el caso de la Subasta electrónica. Dentro de las competencias de la SBN se encuentra el desarrollo de subastas públicas de predios del Estado; procedimiento que hasta el momento es físico y presencial.
Precisamente en lo que estamos trabajando es en convertir dicho procedimiento en la primera subasta digital de predios del Estado, a través de la cual los administrados interesados podrán participar y ofertar virtualmente por los terrenos estatales que pone a disposición nuestra institución.
Con peno conocimiento y convencimiento dice que la nube es una magnifica opción para almacenar los datos, lejos de generar un riesgo trae consigo la disponibilidad de la información.
Reconocimiento
Para finalizar hace un reconocimiento al team que lo acompaña pues sin su compromiso hubiese sido imposible, participaron técnicos y profesionales informáticos de la superintendencia quienes creyeron en una propuesta tecnológicamente interesante e importante para la institución y el país, destacando su disposición para el servicio.
Esperamos poder contar de manera continua casos como éste, el país lo merece.